ชีวิตคุณจะเป็นระเบียบยิ่งขึ้น
เมื่อรู้จักบริหารเวลาไปกับ Time Boxing
- Time Boxing คือ การบริหารเวลาโดยการวางแผนการทำงานไว้ล่วงหน้าอย่างละเอียด คล้ายกับการทำ To Do List + Calendar
- การบริหารเวลาสามารถทำได้ทุกเพศทุกวัย โดยเริ่มจากการกำหนดเรื่องที่สำคัญหรือสิ่งที่ต้องทำไว้เป็นรายสัปดาห์ เว้นระยะเวลาไว้เผื่อเหตุการณ์ฉุกเฉิน และไม่ลืมที่จะปรับปรุงแพลนที่วางไว้อยู่เสมอ
- Time Boxing จะช่วยให้ชีวิตคุณเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น มองเห็นภาพรวมของชีวิต คุณจะรู้สึกว่าได้เป็นนายตัวเองอย่างแท้จริง
หนึ่งปีมี 12 เดือน หนึ่งเดือนมีประมาณ 30 วัน หนึ่งวันมี 24 ชั่วโมง จะเห็นได้ว่าเวลาในชีวิตของแต่ละคนนั้นมีเท่ากัน แต่การประสบความสำเร็จนั้นต่างกัน สาเหตุหลักอาจเป็นเพราะว่าไม่รู้จักการบริหารเวลา หรือ กะเวลาผิดพลาด ไม่เป็นไปตามที่คิดไว้ เนื่องจากไม่มีการใช้ Time Boxing อย่างถูกวิธี ดังนั้น วันนี้ Short Recap จะพาคุณไปรู้จักกับ Time Boxing เพื่อจัดการเรื่องสำคัญในชีวิตคุณให้เป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น
มาเริ่มทำความรู้จักกับ Time Boxing
Time Boxing คือ การบริหารเวลาโดยการวางแผนการทำงานไว้ล่วงหน้า เพื่อจัดการการทำงานหรือการทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งในอนาคตให้เป็นระบบระเบียบ คล้ายกับการทำ To do list + Calendar โดยระบุสิ่งที่จะทำและเวลาในการทำ (Time Box) อย่างละเอียด เป็นการตั้ง Deadline ให้กับงานหรือโปรเจกต์ชิ้นนั้นๆ เพื่อให้เสร็จสิ้นโดยไม่ไปกระทบกับงานหรือกิจกรรมอื่น
วิธีการบริหารเวลากับ Time Boxing
วิธีการบริหารเวลาโดยการใช้ Time Boxing นั้นเป็นเรื่องง่ายแสนง่าย สามารถทำได้ทุกเพศทุกวัย เริ่มจาก
- กำหนดสิ่งที่ต้องทำรายสัปดาห์ เพื่อให้งานหรือกิจกรรมที่ทำนั้นไม่คลาดเคลื่อน ใช้เวลา 1- 2 ชั่วโมงในวันหยุดก่อนเริ่มอาทิตย์ใหม่ วางแพลนเพื่อบริหารเวลาให้เป็นระเบียบ
- กำหนดสิ่งสำคัญหรือ งานเร่ง งานร้อน งานไฟลุกไว้อันดับหนึ่ง ตัวอย่างเช่น งานที่ต้องส่งลูกค้าแบบบรีฟปุ๊บส่งปั๊บ, เรื่องฉุกเฉินที่เข้ามาไม่ทันรู้ตัว เป็นต้น
- เรื่องสำคัญแต่ไม่ด่วนเท่าไหร่นักไว้อันดับสอง ตัวอย่างเช่น การเข้าคอร์สพัฒนาทักษะให้ตัวเอง, กินข้าวกับที่บ้าน, เที่ยวกับแฟน, Hangout กับเพื่อน เป็นต้น
- เรื่องด่วนจี๋แต่ไม่สำคัญสักเท่าไหร่รองลงมา ตัวอย่างเช่น การอัพเดตเรื่องชาวบ้าน, ประชุมเล็กๆ ที่เราเข้าก็ได้ไม่เข้าก็ได้, การจ่ายค่าน้ำค่าไฟ เป็นต้น
- ไม่ด่วนและไม่เร่ง ไม่ทำก็ได้แต่ลิสท์ไว้ก็ดี ตัวอย่างเช่น การแบ่งเวลาเพื่อเล่นเกมหรือใช้ Social Media เพียงวันละ 2-3 ชั่วโมง เป็นต้น
- เขียน To Do List แบบละเอียด ออกมาให้ชัดเจนว่าภายในหนึ่งอาทิตย์ต้องทำอะไรบ้าง เป็นการบริหารเวลาอย่างง่าย เรียงลำดับตั้งแต่เรื่องใหญ่ที่สำคัญ ยาวไปจนถึงเรื่องเล็กๆ หากเป็นไปได้ควรระบุอย่างละเอียดให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น ในการทำขนมเค้กหนึ่งชิ้น ต้องใช้วัตถุดิบอะไรบ้าง ควรออกไปซื้ออะไรก่อน ซื้อที่ไหน ใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ จะเสร็จตอนกี่โมง เป็นต้น การใช้ Time Boxing ในการจัดการเวลาจะทำให้คุณไม่พลาดสิ่งที่สำคัญและยังสามารถกำหนดเวลาได้อย่างชัดเจนอีกด้วย
- เว้นระยะเวลาไว้บ้าง เผื่อเหตุฉุกเฉิน เมื่อนำเอา Time Boxing มากำหนดสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จตามเป้าหมายเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ควรทำอีกอย่างคือการเว้นระยะเวลาไว้เผื่อเรื่องฉุกเฉินหรืองานเร่งด่วนที่เข้ามาแบบกะทันหัน แต่สิ่งสำคัญคืองานที่เข้ามาแบบเร่งด่วนนั้น คุณจำเป็นต้องเคลียให้เสร็จอย่างเร็วที่สุด เพื่อไม่ให้ไปรบกวนงานในตารางที่ได้วางไว้แล้ว ไม่อย่างนั้นได้รวนกันไปหมดแน่ๆ
- ทดลองดูว่าการจัดการเวลาของเราได้ผลไหม โดยการปฏิบัติให้ตรงตามตารางเวลาที่เราได้วางไว้ สำรวจดูว่าการบริหารเวลาของเราใช้งานได้ผลไหม มีตรงไหนควรเพิ่มเวลา หรือตรงไหนควรลดเวลาให้น้อยลง เพื่อให้ทุกอย่างลงตัวกว่าเดิม ทดสอบประสิทธิภาพของ Time Boxing ไปเรื่อยๆ นำไปปรับใช้ในแต่ละอาทิตย์ เพียงเท่านี้ก็จะทำให้การทำงานของคุณเป็นระบบมากยิ่งขึ้นแล้ว
Time Boxing มีประโยชน์กับเราอย่างไร?
- เมื่อเรารู้จักการบริหารเวลาจะทำให้เรามองเห็นภาพโดยรวมของงานหรือสิ่งที่เราต้องทำชัดเจนขึ้น ทำงานได้ถูกตามที่ต้องการ และจะทำให้การใช้เวลาของเรามีคุณภาพมากยิ่งขึ้น
- รู้จุดโฟกัสของสิ่งที่ต้องทำ รู้ความสำคัญของเป้าหมาย ควรทำสิ่งไหนเพิ่มขึ้น ควรทำสิ่งไหนน้อยลง กลายเป็นคนที่ละเอียดรอบคอบมากยิ่งขึ้น
- การใช้ Time Boxing เข้ามาจัดการแพลนประจำวันถือเป็นการบันทึกชีวิตคุณในรูปแบบหนึ่ง ทำให้คุณทราบถึงสิ่งที่คุณได้ทำไปแล้ว และสิ่งที่คุณยังไม่ได้ลงมือทำ คล้ายกับว่าคุณได้ทบทวนตัวเองไปในตัว
- คุณจะรู้สึกมี Power เพราะสามารถควบคุมชีวิตตัวเองได้
การบริหารจัดการเวลาให้เป็นระบบระเบียบจะทำให้คุณสามารถใช้เวลาที่มีได้อย่างคุ้มค่าและทำงานได้อย่างครบถ้วนที่สุด ซึ่งการนำเอาเทคนิค Time Boxing มาใช้นั้น นอกจากจะเป็นการใช้เวลาอย่างเป็นประโยชน์ที่สุดแล้ว ยังถือเป็นการปรับปรุงและพัฒนาตัวของคุณให้ไปในทิศทางที่ดีขึ้นอีกด้วย
