กฎ 80/20 เทคนิคการทำงานน้อยให้ได้ผลมากด้วย พาเรโต
- กฎ 80/20 หรือกฎพาเรโต คือหลักกการที่คิดค้นโดย วิลเฟรโด พาเรโต ซึ่งระบุว่าการทำงานโดยใช้ความพยายาม 20% จะสามารถทำให้เกิดผลลัพธ์ได้ถึง 80%
- กฎ 80/20 ถูกนำมาปรับใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายได้หลากหลายด้าน เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การตัดสินใจ และการควบคุมคุณภาพ ด้วยการให้ความสำคัญกับปัจจัยที่สำคัญที่สุด 20% และลดการทำสิ่งที่ไม่จำเป็นอีก 80%
- อย่างไรก็ตาม การใช้กฎพาเรโตยังมีข้อจำกัดบางประการที่ไม่ควรมองข้าม เช่น การคาดหวังกับผลลัพธ์ที่มากเกินไป ความยากในการจัดลำดับความสำคัญ และการละเลยปัจจัยอื่น ๆ นอกเหนือจาก 20%
เคยรู้สึกไหมว่างานเยอะจนล้นมือ ไม่รู้จะเริ่มต้นจากตรงไหนก่อน? วันนี้ Short Recap จะมาแนะนำให้รู้จักกับกฎ 80/20 หรือ กฎพาเรโต เทคนิคที่จะช่วยให้การทำงานของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ใช้เวลาน้อย และไม่เหนื่อยเกินไป มาดูกันว่ากฎนี้จะทำให้การทำงานของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร
กฎ 80/20 คืออะไร?
กฎ 80/20 หรือกฎพาเรโต คือหลักการที่ระบุว่า 80% ของผลลัพธ์มักมาจากเพียง 20% ของสาเหตุหรือความพยายาม นั่นหมายความว่า การทำงานเพียงเล็กน้อยในส่วนที่มีความสำคัญสูงสามารถสร้างผลลัพธ์ได้มากมาย การเข้าใจหลักการของกฎนี้จะช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่มีผลกระทบสูงสุดและมุ่งเน้นไปที่การใช้ทรัพยากรหรือเวลาในส่วนที่สร้างผลลัพธ์มากที่สุด
กฎพาเรโต ถูกคิดค้นโดย วิลเฟรโด พาเรโต (Vilfredo Pareto) นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี จากการที่สังเกตเห็นว่าประชากรเพียง 20% ของอิตาลี เป็นเจ้าของที่ดิน 80% ในประเทศ และ 20% ของพืชในสวนของเขาสามารถให้ผลผลิตได้ถึง 80% ของผลผลิตทั้งหมด ความสัมพันธ์นี้สะท้อนให้เห็นถึงหลักการที่ว่าการเปลี่ยนแปลงในบางปัจจัยเพียงเล็กน้อยสามารถสร้างผลกระทบได้อย่างมีนัยสำคัญ
กฎ 80/20 ทำงานอย่างไร?
- ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการ เพื่อกำหนดทิศทางสู่เป้าหมายที่ชัดเจน
- วิเคราะห์ปัจจัยหรือกิจกรรมที่จำเป็นทั้งหมดที่สอดคล้องกับเป้าหมาย
- จัดลำดับความสำคัญ เพื่อดูว่าอะไรคือ 20% ที่สำคัญที่สุด
- โฟกัสที่ 20% นั้น ที่อาจนำไปสู่ผลลัพธ์ 80%
- ลดหรือละทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็นอีก 80% เพื่อลดทรัพยากรและเวลาในการทำงาน
ประยุกต์ใช้กฎ 80/2 กับอะไรได้บ้าง
กฎ 80/20 หรือกฎพาเรโตเป็นเทคนิคการทำงานที่สามารถประยุกต์ใช้ได้กับหลากหลายด้าน เช่น
การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
การใช้กฎ 80/20 เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำในแต่ละวัน โดยเลือกจากการทำงานที่มีผลกระทบต่อเพื่อนร่วมงานหรือผลลัพธ์ของงานมากที่สุด
การตัดสินใจ
หากพบว่าปัญหาที่เผชิญอยู่มีสาเหตุหลายประการอาจใช้กฎพาเรโตเข้ามาช่วยในการระบุปัญหาหลักที่ส่งผลกระทบต่อทางเลือก ซึ่งจะช่วยให้ตัดสินใจว่าควรเริ่มต้นแก้ที่ปัญหาใด
การควบคุมคุณภาพ
ในกระบวนการควบคุมคุณภาพ สามารถใช้กฎ 80/20 มาใช้ในการวิเคราะห์จุดบกพร่องหรือข้อผิดพลาดที่สำคัญต่อผลผลิตที่สุด ซึ่งเป็น 20% ของสาเหตุที่ทำให้เกิด 80% ของข้อผิดพลาด เพื่อลดข้อผิดพลาดและควบคุมคุณภาพให้มีความเสถียรและสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าได้
ข้อจำกัดของกฎ 80/20
แม้ว่ากฎ 80/20 จะเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ต่อการทำงาน แต่ก็มีข้อจำกัดบางประการที่ควรให้ความสำคัญ เช่น
- อัตราส่วนความพยามอาจไม่ใช่ 80/20 เสมอไป ดังนั้น โปรดอย่าเข้าใจผิดว่าการใช้ความพยายามเพียง 20% จะได้ผลลัพธ์ 80% ทุกครั้ง จนเผลอลดความพยายาม แต่ควรใช้ความพยายามอย่างเต็มที่กับส่วนสำคัญ 20% เพื่อผลลัพธ์ที่มากขึ้น
- การระบุสิ่งที่สำคัญ 20% นั้นไม่ใช่เรื่องง่าย สำหรับเป้าหมายหรือปัญหาที่มีปัจจัยที่เกี่ยวข้องเยอะ การระบุสิ่งที่สำคัญที่สุดสำหรับผลลัพธ์อาจเป็นเรื่องยาก ดังนั้น จึงควรวิเคราะห์อย่างละเอียดรอบคอบ
- การละเลยปัจจัยเล็ก ๆ น้อย ๆ เมื่อเราโฟกัสที่งานสำคัญเพียง 20% เท่านั้น อาจทำให้เผลอมองข้ามปัจจัยอื่น ๆ ที่ทำให้เกิดปัญหาหรือส่งผลกระทบในระยะยาวได้
หากตอนนี้คุณมีเป้าหมายที่อยากจะไปถึง ลองนำกฎพาเรโตมาปรับใช้กับเป้าหมายของคุณ เพราะเพียงแค่โฟกัสกับสิ่งสำคัญ 20% อาจพาคุณบรรลุผลลัพธ์ถึง 80% ได้ง่าย ๆ
